إدارة المشتريات والموردين
تتيح لك وحدة المشتريات إعادة تزويد مخزونك من مورديك. يزداد المخزون تلقائيًا عند الاستلام (عندما تنتقل عملية الشراء إلى حالة مُستلَم)، وليس عند مجرد إنشاء الطلب.
تسجيل مورد
- افتح المشتريات ← الموردون وانقر على جديد.
- املأ الاسم (إلزامي) والبريد والبلد والعنوان ورقم الهاتف. فعّل معفى من الضريبة إذا كانت المشتريات من هذا المورد تخضع لنسبة 0 %.
- احفظ.
يمكن ربط الصنف بـعدة موردين معتمدين. انظر الأصناف والمخزون.
دورة مستندات الشراء
يمكن أن تتبع عملية الشراء سلسلة مستندات، من الطلب حتى الإغلاق:
- طلب شراء: التعبير عن حاجة إلى إعادة التزويد.
- أمر معتمد: الطلب المُصادَق عليه، المُرسَل إلى المورد.
- الاستلام (البضائع): الدخول الفعلي للبضائع (يزداد المخزون هنا).
- شراء مغلق: يُغلَق المستند نهائيًا.
تجد هذه المستندات في المشتريات → مستندات المشتريات.
لا يُفرَض التسلسل أعلاه إلا إذا كان نمط معالجة المشتريات مضبوطًا على «سلسلة مستندية»: عندئذٍ تنبع كل مرحلة من سابقتها ويرفض التطبيق تخطّي أي مرحلة. وافتراضيًا تكون المشتريات في نمط معاملة: تسجّل الشراء واستلامه مباشرة، دون أن يُطلَب منك هذا الترتيب. انظر أنماط المعالجة.
إنشاء أمر شراء
- افتح المشتريات ← المشتريات ثم جديد.
- املأ السبب وتاريخ الشراء والمتجر والمورد والمستودع الذي سيستلم البضاعة.
- أضف الأصناف والكميات المطلوبة.
- تحقّق من التكلفة الإجمالية واحفظ.
- عند وصول البضاعة، افتح عملية الشراء، تبويب الجدول الزمني: اعتماد (الخطوة التالية) ثم تسجيل الاستلام.
بالنسبة لصنف في الوضع الكسري، أدخل الكمية بوحدة قياسه (مثلًا 25 كغ). وتُحسب تكلفة الوحدة تبعًا لذلك.
تجد شرحًا مصوّرًا خطوة بخطوة في تسجيل عملية شراء واستلامها.
استيراد المشتريات
بدل إدخال كل عملية شراء يدويًا، يمكنك استيراد عدة عمليات دفعة واحدة من المشتريات ← استيراد المشتريات. وهناك مدخلان اثنان.
من ملف CSV أو Excel
يوفّر التطبيق قالبًا للتنزيل، بصيغتَي CSV وExcel.
- الأعمدة الضرورية: المورد والكمية وسعر الشراء للوحدة في كل سطر.
- الأعمدة الاختيارية: الفاتورة، التاريخ، المستودع، رقم الدفعة، تاريخ انتهاء الصلاحية، نوع المستند، الموضوع، الخصم، إعدادات الضريبة، وسعر البيع.
يجري الاستيراد على ثلاث مراحل: التحقّق من الملف، ثم المعاينة لما سيُنشَأ، ثم التنفيذ. والمعاينة هي لحظة التدقيق في كل شيء، إذ لا يُكتَب أي شيء قبل التنفيذ.
من فاتورة مورد (PDF أو صورة)
يمكنك أيضًا إسقاط الفاتورة التي تسلّمتها من المورد مباشرةً، بصيغة PDF أو صورة. فيستخرج التطبيق سطورها، ويقابلها بكتالوجك، ويعرض عليك النتيجة للمراجعة.
- يتعرّف الاستخراج على الفواتير بالفرنسية والإنجليزية والعربية والإسبانية. ويمكنك تحديد اللغة أو ترك الكشف التلقائي.
- وعند ضبط الذكاء الاصطناعي، فإنه يُحسّن الاستخراج. وتحمل الأسطر المعنية عندئذٍ شارة «مُحسَّن بالذكاء الاصطناعي». انظر NadiPilot والذكاء الاصطناعي.
يبقى الاستخراج قراءة آلية. راجع الكميات والأسعار والضريبة سطرًا سطرًا قبل التأكيد: فالفاتورة المقروءة خطأً تُنشئ مخزونًا ودَينًا للمورد خاطئين معًا.
خيارات الاستيراد
| الخيار | الافتراضي | الأثر |
|---|---|---|
| تجاهل المكرّرات | مفعّل | يُتجاوَز أي سطر رقم فاتورته موجود سلفًا. |
| تحديث المشتريات الموجودة | معطّل | بدل تجاهلها، تُحدَّث عملية الشراء الموجودة. |
| إنشاء الموردين الناقصين | معطّل | يُنشَأ المورد غير المعروف بدل تعطيل السطر. |
| إنشاء الأصناف الناقصة | معطّل | يُنشَأ الصنف غير المعروف. وتختار عندها الفئة والمستودع المسنَدين للأصناف الجديدة. |
| التجميع حسب رقم الفاتورة | مفعّل | تشكّل الأسطر التي تتشارك رقم فاتورة عملية شراء واحدة. |
| التجميع حسب المورد + التاريخ | مفعّل | بديل يُستخدَم عند غياب رقم الفاتورة. |
| التحقّق من تفرّد الفاتورة | معطّل | يرفض الفاتورة نفسها مرتين للمورد نفسه. |
| التوقّف عند أول خطأ | معطّل | وإلا يتابع الاستيراد ويجمع كل الأخطاء دفعة واحدة. |
| المطابقة التلقائية للأصناف | مفعّل | يقابل نصوص الفاتورة بكتالوجك. |
| عتبة مطابقة الأصناف | 0.8 | درجة التشابه المطلوبة، من 0 إلى 1. فكلما ارتفعت قلّت المطابقات الخاطئة، وكثرت الأسطر التي تعالجها يدويًا. |
| اللغة المفضّلة | كشف تلقائي | لغة الفاتورة المراد تحليلها. |
يتطلب استيراد المشتريات باقة Pro. ولاستيراد كتالوج أصنافك، انظر استيراد كتالوج.
الاستلام وأثره على المخزون
عند استلام الطلب:
- يزداد مخزون الأصناف بالكميات المُستلَمة؛
- تُؤخَذ تكلفة الشراء في الحسبان لحساب الهوامش وتكلفة البضائع المباعة (COGS)؛
- إذا كان تتبّع الدفعات / انتهاء الصلاحية مُفعَّلًا، أدخل رقم الدفعة وتاريخ انتهاء الصلاحية عند الاستلام.
إرجاع المشتريات
في حال بضاعة معيبة أو غير مطابقة، سجّل إرجاع شراء (المشتريات → إرجاع المشتريات). يُخفَّض المخزون تبعًا لذلك ويمكن توليد رصيد مشتريات لصالحك.
متابعة مدفوعات الموردين
تغذّي المشتريات بالأجل رصيدك لدى الموردين (الذمم الدائنة). يمكنك تسجيل المدفوعات تباعًا (انظر المالية والخزينة) للحفاظ على رؤية محدَّثة لما تدين به.
أفضل الممارسات
- سجّل المشتريات عند الاستلام ليبقى المخزون موثوقًا.
- راقب بانتظام الفروق بين المخزون النظري والفعلي، وصحّحها بـتسوية مخزون.