الإدارة المتقدمة للمخزون
إلى جانب بطاقة الصنف، توفّر وحدة المخزون أدوات لمتابعة بضائعك بدقة.
حركات المخزون
تسجّل صفحة المخزون → حركات المخزون كل تغيّر في المخزون: المبيعات، المشتريات، التحويلات، الإرجاعات، التسويات وعمليات الشطب. وهي المرجع لفهم سجل صنف وتشخيص أي فرق.
الدفعات وانتهاء الصلاحية
بالنسبة للأصناف المعنية (المواد الغذائية، المنتجات المؤرّخة)، يمكنك تتبّع الدفعات مع تاريخ انتهاء صلاحيتها:
- تُدخَل الدفعة عند استلام الشراء؛
- تُستهلَك الدفعات وفق طريقة تقييم التكلفة الخاصة بالصنف: من الأقدم إلى الأحدث في معظم الحالات، والعكس مع LIFO (انظر أدناه)؛
- تنبّهك تنبيهات انتهاء الصلاحية مع اقتراب المواعيد النهائية.
تتوفّر عرض مخصّص في التقارير → انتهاء صلاحية الدفعات.
طرق تقييم التكلفة
تحدّد طريقة تقييم التكلفة التكلفةَ التي تُقيَّم بها كل عملية إخراج من المخزون، وبالتالي هامش الربح الظاهر على مبيعاتك وقيمة مخزونك معًا.
| الطريقة | التكلفة المعتمدة عند الإخراج |
|---|---|
| FIFO (الوارد أولًا يخرج أولًا) | تكلفة أقدم الدفعات |
| LIFO (الوارد أخيرًا يخرج أولًا) | تكلفة أحدث الدفعات |
| متوسط التكلفة المرجّح | متوسط تكاليف الدخول، مرجّحًا بالكميات |
| التكلفة المعيارية | تكلفة مرجعية تُحدَّد في بطاقة الصنف |
| بدون | سعر الشراء الحالي للصنف (السلوك الافتراضي) |
أين تُضبَط
تُحدَّد على ثلاثة مستويات، من الأدقّ إلى الأعمّ:
- الصنف: حقل «طريقة التقييم» في بطاقة الصنف.
- الفئة: تنطبق على كل أصناف الفئة.
- المؤسسة: الطريقة الافتراضية للشركة.
يأخذ الصنف أول طريقة مُحدَّدة صراحةً وهو يصعد هذه السلسلة. وما دام لم يحدّدها أي مستوى، يبقى التقييم على بدون. ويبيّن التطبيق مصدر الطريقة المطبَّقة: «مستوى الصنف» أو «من الفئة» أو «من المؤسسة».
المفهومان مترابطان لكنهما متمايزان. مع LIFO تُستهلَك أحدث الدفعات أولًا. ومع كل الطرق الأخرى، بما فيها التكلفة المعيارية وبدون، تُستهلَك الدفعات من الأقدم إلى الأحدث، حتى يبقى تتبّع الصلاحية موثوقًا وإن كانت التكلفة لا تأتي من الدفعات.
الحجوزات المرنة للمخزون
تمنع الحجوزات المرنة أن يبيع شخصان الوحدة نفسها في الوقت ذاته. فبمجرد دخول صنف إلى سلة أو إلى مسودّة طلب، تُحجَز الكمية لذلك المستخدم: يرى الآخرون توفّرًا أقلّ، دون أن يكون المخزون قد خرج فعليًا بعد.
وهي تغطّي ثلاث حالات:
- سلة نقطة البيع المفتوحة على صندوق؛
- طلب back-office قيد الإدخال؛
- سلة متجر إلكتروني متصل، إن وُجد.
انتهاء الصلاحية
لا يدوم الحجز إلى ما لا نهاية. فهو ينتهي بعد مدة من عدم النشاط، ما يحرّر المخزون الذي تحتجزه سلة مهجورة. وأي نشاط على السلة أو المسودّة يعيد ضبط هذه المدة.
الإعدادات
في إعدادات النظام ← الإعدادات العامة:
| الإعداد | الافتراضي | الدور |
|---|---|---|
| الحجوزات المرنة للمخزون (نقطة البيع وback-office) | معطّل | يفعّل الميزة. وما دامت معطّلة، لا تُحجَز أي كمية. |
| انتهاء الحجوزات المرنة (بالدقائق) | 10 | مدة عدم النشاط قبل التحرير، من 1 إلى 1440 دقيقة. |
إذا كان هناك متجر إلكتروني متصل، لم تعد هذه الحجوزات اختيارية. فعند تعطيلها لا يستطيع المتجر حجز المخزون، ويُرفَض طلب الحجز بدل قبوله بلا أثر. وهذا الرفض مقصود: فحجزٌ يُتجاهَل بصمت سيجعل المتجر يظنّ أنه يحتفظ بمخزون، ويؤدي إلى بيع الصنف نفسه مرتين.
متاحة ابتداءً من باقة Pro.
الشطب (الخسائر)
يسجّل الشطب الخسائر: الكسر، السرقة، الأصناف المنتهية الصلاحية، إلخ.
- افتح المخزون ← الشطب ثم جديد.
- اختر المستودع والصنف: يخصّ الشطب صنفًا واحدًا فقط.
- أدخل الكمية والحالة (تالف، غير قابل للاستخدام، مفقود أو منتهي الصلاحية) ثم، عند الحاجة، نوع المصدر والسبب.
- أكّد إنشاء الشطب.
انظر تصحيح المخزون لمثال مصوّر.
بمجرد إنشاء عملية شطب، تُحجَز الكميات المعنية (تُسحَب من المخزون المتاح) لتفادي بيع بضاعة مفقودة بالفعل. إذا رُفِضت أو أُلغيت عملية الشطب، يُعاد المخزون؛ وإذا اعتُمِدت، تُثبَّت الخسارة نهائيًا.
الاعتماد
افتراضيًا، يجب أن يعتمد مسؤولٌ عملية الشطب قبل تثبيتها نهائيًا. وهناك إعدادان، في إعدادات النظام ← الإعدادات العامة، قسم المخزون والجرد والشطب، يغيّران هذا السلوك:
| الإعداد | الافتراضي | الأثر عند التفعيل |
|---|---|---|
| الاعتماد التلقائي لعمليات الشطب | معطّل | تُعتمَد عمليات الشطب فور إنشائها، دون مرور بمسؤول. |
| الشطب التلقائي للدفعات المنتهية | مفعّل | تُشطَب الدفعات التي تبلغ تاريخ انتهائها تلقائيًا؛ وعند التعطيل يجب شطبها يدويًا. |
عائلات الأصناف
تجمع عائلات الأصناف (المخزون → عائلات الأصناف) الأصناف المتقاربة لتسهيل تنظيم الكتالوج وبعض القواعد المشتركة.
التسعير وخيارات البند
توفّر مجموعة متقدم في المخزون أدوات تسعير أدقّ:
- التسعير: قواعد السعر (الخصومات، الأسعار حسب الشرائح، الحالات الخاصة).
- خيارات البند وقواعد سعر البند: خيارات تعدّل سعر صنف عند البيع (رسوم إضافية، خصومات، متغيّرات).
هذه الأدوات اختيارية. ابدأ بأسعار بسيطة في بطاقة الصنف، ثم فعّل التسعير المتقدم فقط إذا احتاج نشاطك ذلك.
تسويات المخزون
إذا اختلف المخزون النظري عن المخزون الفعلي (جرد فعلي)، افتح بطاقة الصنف وانقر على تعديل المخزون: أدخل تغييرًا موجبًا لزيادة الكمية أو سالبًا لإنقاصها، مع السبب. يُسجَّل كل تعديل في حركات المخزون. انظر تصحيح المخزون.