Gérer les achats et les fournisseurs

Le module Achats vous permet de réapprovisionner votre stock auprès de vos fournisseurs. Le stock augmente automatiquement à la réception de la marchandise (lorsque l'achat passe au statut Reçu) — et non au moment où la commande est simplement créée.

Enregistrer un fournisseur

1. Ouvrez Fournisseurs dans le menu latéral, puis cliquez sur Nouveau.
2. Renseignez le nom, les coordonnées et, le cas échéant, les informations de paiement.
3. Enregistrez.

Un produit peut être associé à plusieurs fournisseurs approuvés. Voir Produits et stock.

Le cycle des documents d'achat

Un achat suit une chaîne de documents, de la demande jusqu'à la clôture :

1. Demande d'achat — l'expression d'un besoin de réapprovisionnement.
2. Commande approuvée — la commande validée, envoyée au fournisseur.
3. Réception (marchandises) — l'entrée effective des marchandises (le stock augmente ici).
4. Achat clôturé — le document est finalisé.

Chaque étape découle de la précédente, ce qui garantit la traçabilité : on sait toujours ce qui a été commandé, reçu et payé. Vous retrouvez ces documents dans Achats → Documents d'achat.

Créer une commande d'achat

1. Ouvrez Achats, puis Nouveau.
2. Sélectionnez le fournisseur : ses produits et prix d'achat habituels sont proposés automatiquement.
3. Ajoutez les produits et les quantités à commander.
4. Vérifiez le coût total, puis enregistrez.

Produits vendus au poids

Pour un produit en mode fractionné, saisissez la quantité dans son unité de mesure (par exemple 25 kg). Le coût unitaire est calculé en conséquence.

Réception et impact sur le stock

À la réception de la commande :

• le stock des produits est augmenté des quantités reçues ;
• le coût d'achat est pris en compte pour le calcul des marges et du coût des marchandises vendues (COGS) ;
• si le suivi des lots / péremptions est activé, renseignez le numéro de lot et la date d'expiration lors de la réception.

Retours d'achats

En cas de marchandise défectueuse ou non conforme, enregistrez un retour d'achat (Achats → Retours d'achats). Le stock est diminué en conséquence et un crédit d'achat peut être généré à votre faveur.

Suivi des paiements fournisseurs

Les achats à crédit alimentent votre encours fournisseurs (comptes à payer). Vous pouvez enregistrer les paiements au fur et à mesure (voir Finance et trésorerie) pour garder une vue à jour de ce que vous devez.

Bonnes pratiques

• Enregistrez les achats au moment de la réception pour que le stock reste fiable.
• Contrôlez régulièrement les écarts entre stock théorique et stock physique, et corrigez-les par un ajustement de stock.

Étape suivante

→ Suivre vos ventes et vos clients