Gérer les achats et les fournisseurs
Le module Achats vous permet de réapprovisionner votre stock auprès de vos fournisseurs. Le stock augmente automatiquement à la réception de la marchandise (lorsque l'achat passe au statut Reçu), et non au moment où la commande est simplement créée.
Enregistrer un fournisseur
- Ouvrez Achats → Fournisseurs, puis cliquez sur Nouveau.
- Renseignez le nom (obligatoire), l'email, le pays, l'adresse et le numéro de téléphone. Activez Exonéré de taxe si les achats auprès de ce fournisseur doivent être taxés à 0 %.
- Enregistrez.
Un article peut être associé à plusieurs fournisseurs approuvés. Voir Articles et stock.
Le cycle des documents d'achat
Un achat peut suivre une chaîne de documents, de la demande jusqu'à la clôture :
- Demande d'achat : l'expression d'un besoin de réapprovisionnement.
- Commande approuvée : la commande validée, envoyée au fournisseur.
- Réception (marchandises) : l'entrée effective des marchandises (le stock augmente ici).
- Achat clôturé : le document est finalisé.
Vous retrouvez ces documents dans Achats → Documents d'achat.
La suite ci-dessus n'est imposée que si le mode processus achats est réglé sur « chaîne documentaire » : chaque étape découle alors de la précédente et l'application refuse de sauter une étape. Par défaut, les achats sont en mode transaction : vous enregistrez l'achat et sa réception directement, sans que cet ordre soit exigé. Voir Modes de processus.
Créer une commande d'achat
- Ouvrez Achats → Achats, puis Nouveau.
- Renseignez le motif, la date d'achat, le magasin, le fournisseur et l'entrepôt qui recevra la marchandise.
- Ajoutez les articles et les quantités à commander.
- Vérifiez le coût total, puis enregistrez.
- À l'arrivée de la marchandise, ouvrez l'achat, onglet Chronologie : Approuver (étape suivante), puis Enregistrer la réception.
Un pas-à-pas illustré se trouve dans Enregistrer un achat et sa réception.
Pour un article en mode fractionné, saisissez la quantité dans son unité de mesure (par exemple 25 kg). Le coût unitaire est calculé en conséquence.
Importer des achats
Plutôt que de saisir chaque achat à la main, vous pouvez en importer plusieurs d'un coup depuis Achats → Importer les achats. Deux points d'entrée existent.
Depuis un fichier CSV ou Excel
L'application fournit un modèle à télécharger, en CSV comme en Excel.
- Colonnes indispensables : le fournisseur, la quantité et le prix d'achat unitaire de chaque ligne.
- Colonnes facultatives : facture, date, entrepôt, numéro de lot, date d'expiration, type de document, objet, remise, paramètres de taxe et prix de vente.
L'import se déroule en trois temps : validation du fichier, aperçu de ce qui sera créé, puis exécution. L'aperçu est le moment de tout vérifier, car rien n'est écrit avant l'exécution.
Depuis une facture fournisseur (PDF ou image)
Vous pouvez aussi déposer directement la facture reçue du fournisseur, en PDF ou en image. L'application en extrait les lignes, les rapproche de votre catalogue et vous présente le résultat pour révision.
- L'extraction reconnaît les factures en français, anglais, arabe et espagnol. Vous pouvez indiquer la langue ou laisser la détection automatique.
- Lorsque l'IA est configurée, elle affine l'extraction. Les lignes concernées portent alors un badge « Affiné par IA ». Voir NadiPilot et l'IA.
Une extraction reste une lecture automatique. Contrôlez les quantités, les prix et la TVA ligne par ligne avant de valider : une facture mal lue crée du stock et une dette fournisseur erronés.
Les options d'import
| Option | Par défaut | Effet |
|---|---|---|
| Ignorer les doublons | activé | Une ligne dont le numéro de facture existe déjà est passée. |
| Mettre à jour les achats existants | désactivé | Au lieu d'être ignoré, l'achat existant est mis à jour. |
| Créer les fournisseurs manquants | désactivé | Un fournisseur inconnu est créé au lieu de bloquer la ligne. |
| Créer les articles manquants | désactivé | Un article inconnu est créé. Vous choisissez alors la catégorie et l'entrepôt attribués aux nouveaux articles. |
| Grouper par numéro de facture | activé | Les lignes partageant un numéro de facture forment un seul achat. |
| Grouper par fournisseur + date | activé | Repli utilisé lorsqu'il n'y a pas de numéro de facture. |
| Valider l'unicité de la facture | désactivé | Refuse deux fois la même facture pour un même fournisseur. |
| Arrêter à la première erreur | désactivé | Sinon l'import continue et collecte toutes les erreurs d'un coup. |
| Faire correspondre automatiquement les articles | activé | Rapproche les libellés de la facture de votre catalogue. |
| Seuil de correspondance des articles | 0,8 | Exigence de ressemblance, de 0 à 1. Plus haut : moins de faux rapprochements, mais plus de lignes à traiter à la main. |
| Langue préférée | détection automatique | Langue de la facture à analyser. |
L'import d'achats demande la formule Pro. Pour importer votre catalogue d'articles, voir Importer un catalogue.
Réception et impact sur le stock
À la réception de la commande :
- le stock des articles est augmenté des quantités reçues ;
- le coût d'achat est pris en compte pour le calcul des marges et du coût des marchandises vendues (COGS) ;
- si le suivi des lots / péremptions est activé, renseignez le numéro de lot et la date d'expiration lors de la réception.
Retours d'achats
En cas de marchandise défectueuse ou non conforme, enregistrez un retour d'achat (Achats → Retours d'achats). Le stock est diminué en conséquence et un crédit d'achat peut être généré à votre faveur.
Suivi des paiements fournisseurs
Les achats à crédit alimentent votre encours fournisseurs (comptes à payer). Vous pouvez enregistrer les paiements au fur et à mesure (voir Finance et trésorerie) pour garder une vue à jour de ce que vous devez.
Bonnes pratiques
- Enregistrez les achats au moment de la réception pour que le stock reste fiable.
- Contrôlez régulièrement les écarts entre stock théorique et stock physique, et corrigez-les par un ajustement de stock.