Caisses et sessions de caisse
Une caisse enregistre les espèces d'un magasin. Chaque magasin en possède une, créée automatiquement avec lui. Le travail de la journée fait intervenir deux sessions distinctes :
| Session | Ce qu'elle suit | Où la gérer |
|---|---|---|
| Session du point de vente | Le poste de vente d'un utilisateur | Point de vente |
| Session de caisse | Le tiroir : fonds d'ouverture, espèces, comptage final | Finance → Trésorerie → Caisses |
Le pas-à-pas illustré de la journée se trouve dans Ouvrir et clôturer la caisse.
Ouvrir une session de caisse
Selon le réglage Ouverture automatique avec le fonds de caisse par défaut (Paramètres du système → Paramètres globaux) :
- activé : la session de caisse s'ouvre automatiquement, avec le fonds par défaut, dès qu'une opération en espèces en a besoin, par exemple à l'ouverture du point de vente ;
- désactivé : une personne ouvre la session en saisissant le montant compté ; sans session ouverte, l'opération en espèces est refusée.
Une ouverture manuelle se fait depuis la fiche de la caisse, bouton Ouvrir/Fermer la session.
Mouvements de caisse
Pendant la session, les entrées et sorties d'espèces indépendantes des ventes (apport, retrait, petite dépense) sont enregistrées avec un motif. La fiche de la caisse les regroupe dans l'onglet Mouvements. Le bouton Transfert caisse ↔ banque enregistre un dépôt en banque.
Clôturer une session
En fin de service, après avoir fermé la session du point de vente :
- Ouvrez Finance → Trésorerie → Caisses, puis la caisse du magasin.
- Cliquez sur Ouvrir/Fermer la session.
- Comptez les espèces du tiroir et saisissez le Montant de fermeture. La fenêtre n'affiche pas le montant attendu : le comptage se fait à l'aveugle.
- Saisissez les Remarques, obligatoires, puis cliquez sur Fermer la caisse.
Le rapport Z est téléchargé à la clôture. L'onglet Sessions conserve le montant d'ouverture, le montant de fermeture et la différence déclarée de chaque session.
Clôturez la caisse à chaque fin de service. Les écarts repérés tôt sont plus faciles à expliquer, et vos rapports financiers restent fiables.
Où trouver les caisses ?
Les caisses et leur suivi se trouvent dans Finance → Trésorerie → Caisses, un écran réservé aux administrateurs. La vente elle-même se fait au point de vente (POS).