Gestionar las compras y los proveedores
El módulo Compras le permite reabastecer su stock con sus proveedores. El stock aumenta automáticamente en la recepción de la mercancía (cuando la compra pasa al estado Recibido), no cuando la orden simplemente se crea.
Registrar un proveedor
- Abra Compras → Proveedores y haga clic en Nuevo.
- Rellene el nombre (obligatorio), el correo, el país, la dirección y el número de teléfono. Active Exento de impuestos si las compras a este proveedor deben tributar al 0 %.
- Guarde.
Un artículo puede asociarse a varios proveedores aprobados. Vea Artículos y stock.
El ciclo de documentos de compra
Una compra puede seguir una cadena de documentos, de la solicitud al cierre:
- Solicitud de compra: expresión de una necesidad de reabastecimiento.
- Pedido aprobado: la orden validada, enviada al proveedor.
- Recepción (mercancía): la entrada efectiva de la mercancía (el stock aumenta aquí).
- Compra cerrada: el documento se finaliza.
Encuentra estos documentos en Compras → Documentos de compra.
La secuencia anterior solo se impone si el modo de proceso de compras está en «cadena documental»: cada etapa deriva entonces de la anterior y la aplicación se niega a saltar una. Por defecto, las compras están en modo transacción: registra la compra y su recepción directamente, sin que se exija ese orden. Consulte Modos de proceso.
Crear un pedido de compra
- Abra Compras → Compras y luego Nuevo.
- Rellene el motivo, la fecha de compra, la tienda, el proveedor y el almacén que recibirá la mercancía.
- Añada los artículos y las cantidades que se piden.
- Compruebe el coste total y guarde.
- Cuando llegue la mercancía, abra la compra, pestaña Cronología: Aprobar (siguiente paso) y luego Registrar recepción.
Para un artículo en modo fraccionado, introduzca la cantidad en su unidad de medida (por ejemplo 25 kg). El coste unitario se calcula en consecuencia.
Encontrará un paso a paso ilustrado en Registrar una compra y su recepción.
Importar compras
En lugar de registrar cada compra a mano, puede importar varias de una vez desde Compras → Importar compras. Hay dos vías de entrada.
Desde un archivo CSV o Excel
La aplicación ofrece una plantilla para descargar, tanto en CSV como en Excel.
- Columnas imprescindibles: el proveedor, la cantidad y el precio de compra unitario de cada línea.
- Columnas opcionales: factura, fecha, almacén, número de lote, fecha de caducidad, tipo de documento, asunto, descuento, ajustes de impuesto y precio de venta.
La importación transcurre en tres tiempos: validación del archivo, vista previa de lo que se creará y luego ejecución. La vista previa es el momento de comprobarlo todo, porque nada se escribe antes de la ejecución.
Desde una factura de proveedor (PDF o imagen)
También puede soltar directamente la factura recibida del proveedor, en PDF o en imagen. La aplicación extrae sus líneas, las coteja con su catálogo y le presenta el resultado para revisión.
- La extracción reconoce facturas en francés, inglés, árabe y español. Puede indicar el idioma o dejar la detección automática.
- Cuando la IA está configurada, afina la extracción. Las líneas afectadas llevan entonces una insignia «Afinado por IA». Consulte NadiPilot y la IA.
Una extracción sigue siendo una lectura automática. Controle cantidades, precios e IVA línea por línea antes de validar: una factura mal leída crea stock y una deuda con el proveedor erróneos.
Las opciones de importación
| Opción | Por defecto | Efecto |
|---|---|---|
| Ignorar duplicados | activado | Una línea cuyo número de factura ya existe se omite. |
| Actualizar las compras existentes | desactivado | En lugar de omitirse, la compra existente se actualiza. |
| Crear los proveedores que falten | desactivado | Un proveedor desconocido se crea en vez de bloquear la línea. |
| Crear los artículos que falten | desactivado | Un artículo desconocido se crea. Entonces elige la categoría y el almacén asignados a los nuevos artículos. |
| Agrupar por número de factura | activado | Las líneas que comparten número de factura forman una sola compra. |
| Agrupar por proveedor + fecha | activado | Alternativa usada cuando no hay número de factura. |
| Validar la unicidad de la factura | desactivado | Rechaza dos veces la misma factura para un mismo proveedor. |
| Detener en el primer error | desactivado | Si no, la importación continúa y recoge todos los errores de una vez. |
| Cotejar automáticamente los artículos | activado | Coteja los textos de la factura con su catálogo. |
| Umbral de coincidencia de artículos | 0,8 | Exigencia de parecido, de 0 a 1. Más alto: menos coincidencias falsas, pero más líneas que tratar a mano. |
| Idioma preferido | detección automática | Idioma de la factura que se va a analizar. |
La importación de compras requiere el plan Pro. Para importar su catálogo de artículos, consulte Importar un catálogo.
Recepción e impacto en el stock
En la recepción del pedido:
- el stock de los artículos aumenta con las cantidades recibidas;
- el coste de compra se tiene en cuenta para los márgenes y el coste de los bienes vendidos (COGS);
- si el seguimiento de lotes / caducidad está activado, introduzca el número de lote y la fecha de caducidad en la recepción.
Devoluciones de compras
En caso de mercancía defectuosa o no conforme, registre una devolución de compra (Compras → Devoluciones de Compras). El stock se reduce en consecuencia y puede generarse un crédito de compra a su favor.
Seguimiento de pagos a proveedores
Las compras a crédito alimentan su saldo con proveedores (cuentas por pagar). Puede registrar los pagos a medida (ver Finanzas y tesorería) para tener una vista actualizada de lo que debe.
Buenas prácticas
- Registre las compras en la recepción para que el stock siga siendo fiable.
- Controle regularmente las diferencias entre stock teórico y físico, y corríjalas con un ajuste de stock.